Shopify Flow là gì? Ưu điểm, Hạn chế và Hướng Dẫn Tổng Quan

Trong thế giới thương mại điện tử cạnh tranh đầy khốc liệt, tự động hóa quy trình làm việc là chìa khóa để tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Shopify Flow, công cụ mạnh mẽ từ Shopify, mang đến giải pháp tự động hóa toàn diện cho các doanh nghiệp trực tuyến. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá những tính năng vượt trội của Shopify Flow, từ đó áp dụng vào thực tiễn kinh doanh của mình.

Shopify Flow là gì và dành cho đối tượng nào?

Shopify Flow là một công cụ tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ, được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp sử dụng nền tảng Shopify, giúp tối ưu hóa và đơn giản hóa các hoạt động kinh doanh. Thay vì thực hiện thủ công các tác vụ lặp đi lặp lại, người dùng có thể tạo ra các quy trình tự động hóa linh hoạt, từ quản lý đơn hàng, kho hàng, khách hàng đến các chiến dịch marketing.

Một điểm đặc biệt là Shopify Flow không chỉ giới hạn ở gói Shopify Plus mà còn khả dụng ở gói Basic và Advanced. Điều này mang lại lợi ích cho một phạm vi rộng lớn các doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, giúp họ tận dụng sức mạnh của tự động hóa để nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng trưởng doanh thu và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

Cách thức hoạt động của Shopify Flow

Shopify Flow hoạt động dựa trên logic “nếu… thì…”, cho phép người dùng kết hợp các kích hoạt (triggers), điều kiện (conditions) và hành động (actions) để tự động hóa các quy trình làm việc. Ví dụ, khi một đơn hàng vừa được đặt (Kích hoạt) và giá trị đơn hàng đạt một số tiền nhất định (Điều kiện), một thông báo email sẽ được gửi tới đội ngũ bán hàng (Hành động).

Đặc biệt, Shopify Flow còn tích hợp liền mạch với nhiều ứng dụng Shopify khác nhau bên thứ ba, bao gồm ứng dụng quản lý khách hàng (CRM), quản lý kho hàng và vận chuyển, quản lý marketing,… nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành một cách hiệu quả.

3 tính năng cốt lõi của Shopify Flow

Shopify Flow là công cụ tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ, được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động thương mại điện tử. Dưới đây là 3 tính năng cốt lõi, làm nên sức mạnh của Shopify Flow:

1. Khối xây dựng không mã lập trình (No-Code Building Blocks)

Shopify Flow mang đến một giao diện trực quan với các khối xây dựng, cho phép người dùng dễ dàng tạo ra các quy trình tự động hóa phức tạp mà không cần kiến thức lập trình. Các khối xây dựng này bao gồm:

• Kích hoạt (Triggers): Các sự kiện khởi đầu quy trình, ví dụ như khi có đơn hàng mới, khách hàng tạo tài khoản, hoặc sản phẩm được thêm vào kho.
• Điều kiện (Conditions): Các tiêu chí xác định liệu quy trình có tiếp tục hay không, ví dụ như giá trị đơn hàng, loại sản phẩm, hoặc thông tin khách hàng.
• Hành động (Actions): Các nhiệm vụ được thực hiện khi điều kiện được đáp ứng, ví dụ như gửi email thông báo, cập nhật thông tin kho hàng, hoặc tạo nhiệm vụ trong ứng dụng quản lý công việc.

Phương pháp này giúp doanh nghiệp linh hoạt tùy chỉnh quy trình làm việc theo nhu cầu cụ thể, tự động hóa các tác vụ phức tạp mà không cần đến sự can thiệp của lập trình viên.

2. Các template có sẵn (Pre-built Templates)

Shopify Flow cung cấp một thư viện phong phú các template có sẵn, bao gồm các quy trình tự động hóa phổ biến như quản lý tồn kho, phân khúc khách hàng, và xử lý đơn hàng.

Các template này được thiết kế trực quan và dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai các quy trình tự động hóa mà không cần tốn nhiều thời gian và công sức.

Mỗi template có thể được tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, tạo điểm khởi đầu thuận lợi cho những người mới bắt đầu với tự động hóa.

3. Các ứng dụng kết nối (App Connectors)

Shopify Flow cho phép tích hợp liền mạch với nhiều ứng dụng Shopify và ứng dụng bên thứ ba, mở rộng khả năng tự động hóa trên nhiều nền tảng và công cụ khác nhau.

Ví dụ:

• Kết nối với các ứng dụng email marketing như Avada Email Marketing để tự động hóa các chiến dịch email dựa trên hành vi khách hàng.

• Tích hợp với các hệ thống CRM như Salesforce để đồng bộ hóa thông tin khách hàng và quản lý mối quan hệ.

• Liên kết với phần mềm quản lý kho hàng như ShipStation để tự động hóa quy trình vận chuyển và cập nhật trạng thái đơn hàng.

Khả năng tích hợp này đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của hoạt động thương mại điện tử được đồng bộ hóa và tối ưu hóa, tạo ra một hệ thống làm việc hiệu quả và liền mạch.

Ưu điểm của việc sử dụng Shopify Flow

Sử dụng Shopify Flow mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hoạt động thương mại điện tử của doanh nghiệp, bao gồm:

1. Tiết kiệm thời gian và nhân lực

Các tác vụ thường xuyên và tốn công sức như cập nhật hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và theo dõi khách hàng sẽ được Shopify Flow tự động hóa. Điều này cho phép doanh nghiệp giải phóng nguồn thời gian quý giá, chuyển sang tập trung vào các hoạt động chiến lược quan trọng hơn, bao gồm tiếp thị, phát triển sản phẩm và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

2. Tăng hiệu suất

Quy trình làm việc được tối ưu hóa nhờ tự động hóa, giúp hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Shopify Flow thực hiện các nhiệm vụ tự động dựa trên các trình kích hoạt và điều kiện đã được thiết lập, loại bỏ thao tác thủ công. Nhờ đó, thời gian xử lý được giảm thiểu, tài nguyên được phân bổ tốt hơn và năng suất tăng lên.

3. Giảm thiểu sai sót

Các thao tác nhập dữ liệu thủ công và các nhiệm vụ lặp đi lặp lại thường tiềm ẩn nhiều sai sót, dẫn đến những tổn thất đáng kể. Shopify Flow giúp giảm thiểu rủi ro này bằng cách đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quá trình thực hiện công việc. Nhờ đó, tự động hóa góp phần hạn chế tối đa các lỗi có thể phát sinh trong các quy trình quan trọng như xử lý đơn hàng, quản lý kho hàng và tương tác với khách hàng

4. Mở rộng dễ dàng

Việc quản lý số lượng đơn hàng, khách hàng và dữ liệu ngày càng tăng là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp đang phát triển. Shopify Flow giải quyết vấn đề này bằng một giải pháp có khả năng mở rộng, cho phép xử lý khối lượng công việc lớn hơn mà không cần thêm nhiều nhân lực. Các quy trình tự động hóa có thể được tùy chỉnh và mở rộng linh hoạt, đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn hiệu quả và mượt mà trong quá trình mở rộng quy mô.

5. Mang tính nhất quán và độ đáng tin cậy

Các quy trình tự động hóa đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện một cách nhất quán, tuân thủ các tiêu chuẩn giống nhau mỗi lần. Điều này là quan trọng để duy trì mức độ hài lòng của khách hàng cao và hoạt động vận hành xuất sắc. Ngoài ra, việc thực hiện nhiệm vụ một cách nhất quán cũng giúp xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác.

Hạn chế của Shopify Flow

Shopify Flow là một công cụ mạnh mẽ cho việc tự động hóa hoạt động thương mại điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần nhận thức về những hạn chế và thách thức của giải pháp này, bao gồm:

• Chi phí: Một số tính năng nâng cao của Shopify Flow có thể đi kèm với chi phí cao hơn, đặc biệt là đối với người dùng các gói cơ bản.

• Đòi hỏi chuyên môn cao: Việc tạo ra các quy trình làm việc phức tạp có thể đòi hỏi sự hiểu biết về các tính năng tự động hóa và có thể mất nhiều thời gian tìm hiểu.

• Không phải tất cả các gói đều bao gồm tất cả các tính năng: Một số tính năng tự động hóa nâng cao có thể chỉ khả dụng trên các gói đăng ký cao hơn, điều này có thể hạn chế việc sử dụng đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn.

Cách tự động hóa cửa hàng với Shopify Flow

Giống như nhiều giải pháp tự động hóa khác, Shopify Flow cho phép bạn xây dựng một quy trình làm việc thủ công hoặc sử dụng các templates có sẵn.

Phương pháp 1: Sử dụng các templates có sẵn

Trước khi bắt đầu xây dựng một quy trình làm việc tự động hóa, hãy kiểm tra xem Shopify Flow có sẵn mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn hay không. Shopify Flow cung cấp nhiều mẫu dựng sẵn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tự động hóa các tác vụ phổ biến như quản lý hàng tồn kho, phân khúc khách hàng và nhiều hơn nữa.

Sau khi tìm thấy mẫu bạn muốn sử dụng, hãy tạo và điều chỉnh quy trình làm việc theo các bước dưới đây:

• Trong trang quản trị Shopify, chọn Apps > Flow
• Chọn create workflow
• Chọn browse templates và chọn một mẫu bất kỳ

• Chọn Install
• Tùy ý thực hiện các chỉnh sửa cần thiết cho mẫu
• Chọn thay đổi tên mẫu nếu muốn
• Bật quy trình làm việc bằng cách chọn turn on workflow

• Để kích hoạt quy trình làm việc, nhấp vào turn on

Lưu ý: Trước khi kích hoạt quy trình làm việc, hãy đảm bảo bạn đã chỉnh sửa và điền các giá trị mong muốn. Ví dụ:

• Nếu quy trình tự động gán thẻ cho khách hàng hoặc đơn hàng, hãy kiểm tra kỹ xem các thẻ đó có đúng như bạn muốn dùng hay không.
• Nếu quy trình gửi tin nhắn, hãy cập nhật thông tin người nhận, ví dụ như địa chỉ email, số điện thoại.
• Nếu quy trình sử dụng một ứng dụng mà bạn không muốn cài, bạn có thể thay thế bằng một hành động tương tự, chẳng hạn như thay vì gửi tin nhắn qua WhatsApp thì gửi email.

Phương pháp 2: Tạo Shopify Flow thủ công

Nếu Shopify Flow không cung cấp mẫu bạn đang tìm kiếm, bạn có thể tự xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh từ đầu. Hãy làm theo các bước sau:

• Trong trang quản trị Shopify, nhấp vào Apps > Flow
• Chọn create workflow
• Chọn select a trigger, sau đó chọn trigger mong muốn

• Chọn Then > Condition, sau đó chọn điều kiện cần được đáp ứng trước khi bất kỳ hành động nào có thể được thực hiện.
• Chọn After > Actions để quyết định hành động nào sẽ được thực hiện nếu điều kiện là đúng.

• Bạn có thể nhấp vào Otherwise để thêm một bước khác nếu điều kiện bạn đặt là sai. Bạn có thể thêm các điều kiện hoặc hành động bổ sung.
• Nhấp vào New Workflow, sau đó nhập tên cho quy trình làm việc của bạn

• Nhấp vào Turn on workflow.
• Để kích hoạt quy trình làm việc của bạn, nhấp vào Turn on

• Nhấp vào turn off workfow để tắt Flow của bạn bất cứ lúc nào bạn muốn

Một số câu hỏi thường gặp

Lợi ích của Shopify Flow là gì?

Shopify Flow tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cải thiện hiệu quả và cho phép người bán tập trung vào các hoạt động tăng trưởng như tiếp thị và tương tác với khách hàng.

Có thể tự động hóa hoàn toàn một cửa hàng Shopify bằng quy trình làm việc không?

Mặc dù bạn không thể tự động hóa hoàn toàn mọi khía cạnh của một cửa hàng Shopify, nhưng bạn có thể hợp lý hóa đáng kể các quy trình bằng cách sử dụng các công cụ như Shopify Flow, ứng dụng và tích hợp cho các tác vụ như xử lý đơn hàng, tiếp thị qua email và quản lý khách hàng.

Shopify Flow có thể tự động hóa phân khúc khách hàng như thế nào?

Shopify Flow có thể gắn thẻ khách hàng dựa trên các tiêu chí như lịch sử mua hàng, giá trị đơn hàng trung bình hoặc vị trí, tự động phân khúc họ cho tiếp thị được nhắm mục tiêu.

Những kích hoạt nào tôi có thể sử dụng trong Shopify Flow?

Các kích hoạt bao gồm các sự kiện như đơn hàng mới, thay đổi hàng tồn kho, tạo khách hàng, phân tích gian lận hoặc các sự kiện dựa trên ứng dụng cụ thể.

Shopify Flow có thể giúp quản lý hàng tồn kho không?

Có, nó có thể thông báo cho bạn khi mức tồn kho thấp, tự động đặt hàng lại các mặt hàng hoặc gắn thẻ sản phẩm là “hết hàng” trên cửa hàng của bạn.

Làm cách nào để tạo quy trình làm việc để ngăn chặn gian lận bằng Shopify Flow?

Đặt kích hoạt cho các đơn hàng được gắn cờ là rủi ro cao, tiếp theo là các hành động như thông báo cho nhóm hoặc tự động hủy đơn hàng.

Kết luận

Qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về Shopify Flow, từ khái niệm cơ bản, các tính năng cốt lõi, lợi ích mang lại, đến những hạn chế cần lưu ý và hướng dẫn cách xây dựng quy trình tự động hóa.

Tuy nhiên, việc xây dựng và triển khai Shopify Flow hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về nền tảng và kinh nghiệm thực tiễn. Nếu bạn cần thêm tư vấn hoặc hỗ trợ trong quá trình này, đừng ngần ngại liên hệ với Mageplaza. Với đội ngũ chuyên gia có kiến thức chuyên sâu về Shopify, chúng tôi sẽ giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh của Shopify Flow để đạt được thành công trong kinh doanh trực tuyến.

LIÊN HỆ VỚI MAGEPLAZA NGAY